Projektinhallinta

Projektinhallinta eli hankehallinta tarkoittaa resurssien (kuten työvoiman) organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla, että projekti voidaan päättää suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena, aikataulun sekä budjetin mukaisesti. Käytettäviin resursseihin luetaan esimerkiksi raha, työvoima, raaka-aineet, energia, tila ja palkat. Resurssien lisäksi huomioidaan esimerkiksi viestintä, laatu ja riskit.

Lyhyt projektinhallinnan historia

Projektinhallinnan isänä pidetään Henry Ganttia, joka kehitti projektin suunnittelu- ja seurantatekniikoita, mm. Gantt-kaavion. Gantt-kaavio kuvaa tehtäviä aikajanalla niiden ajoitusta osoittavien pylväiden avulla. Ganttia pidetään myös työnosituksen (engl. work breakdown structure, WBS) kehittäjänä. Työnosituksessa projekti jaetaan pieniin osiin, joiden pohjalta työn kulkua on helpompi hallita ja tehtävät voidaan jakaa eri vastuuhenkilöille.

Seuraava kehitysvaihe oli PERT-malli (engl. Program Evaluation and Review Technique) ja kriittisen polun menetelmä, jotka perustuivat matemaattisiin malleihin.

1969 USA:ssa perustettiin Project Management Institute (PMI), joka palvelee projektinhallinnasta kiinnostuneita. 1981 PMI julkaisi kirjan A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), joka sisältää projektinhallinnassa yleisesti käytettyjä standardeja ja ohjeita. Euroopassa perustettiin 1967 International Project Management Association (IPMA), joka myös perusti IPMA Project Baseline:n. Organisaatiot tekevät parhaillaan yhteistyötä luodakseen kansainvälisen projektinhallinnan standardin.

Projektipäällikkö

Projektinhallinta on useimmiten projektipäällikön tehtävä. Projektipäällikkö ei useimmiten osallistu projektin muiden tehtävien tekemiseen, vaan lähinnä keskittyy projektin etenemisen varmistamiseen ja eri osapuolten yhteistyön varmistamiseen siten, että projektin riskit pienenevät. Projektipäällikkö toimii usein asiakkaan edustajana, ja siksi määrittelee ja toteuttaa asiakkaan tarpeet. Projektipäällikön tehtävänä on löytää paras mahdollinen kompromissi kolmen projektien resurssimuuttujan kesken: aika, kustannukset ja laatu. Jos jotain muuttujista muutetaan, se vaikuttaa automaattisesti kahteen muuhun: jos tavoitellaan parempaa laatua, projektin kustannukset tavallisesti nousevat ja kesto pitenee. Kommunikointi eri sidosryhmien kanssa on myös projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä.

Projektipäällikkö tekee projektin osituksen, tyypillisesti yhteistyössä muiden kokeneiden projektinjäsenten kanssa. Projektipäällikkö myös jakaa projektin tehtävät eri työntekijöille.

Projektinhallinnan tehtäviä

• Projektin määrittely
• Työn ja tavoitteiden suunnittelu
• Tavoitteiden analysointi
• Riskien hallinta (analysointi ja seuranta)
• Projektin laajuuden hallinta
• Resurssien arviointi
• Resurssien jako
• Projektiorganisaation muodostus
• Työn organisointi
• Resurssien hankinta
• Tehtävien jako
• Projektin etenemisen seuranta ja hallinta
• Tulosten analysointi
• Laadun hallinta
• Virheiden ehkäiseminen
• Projektin päättäminen
• Sidosryhmien ja heidän tarpeidensa analysointi
• Sidosryhmien kanssa kommunikointi

Projektinhallinnan tuotoksia

Menestyneiden projektien täytyy dokumentoida tavoitteet ja tuotokset riittävän hyvin. Nämä dokumentit toimivat projektin sponsorin, asiakkaiden ja projektin jäsenten odotusten linjaamiseksi.

• Projektin asetus
• Projektin liiketoimintasuunnitelma/kannattavuusselvitys (ks. liiketoimintatarkastelu)
• Projektisuunnitelma
• WBS
• Muutostenhallinta/konfiguraationhallintasuunnitelma
• Riskien hallintasuunnitelma
• Viestintäsuunnitelma
• Asialista
• Tehtävälista
• Resurssinhallintasuunnitelma (ks. riskianalyysi)
• Projektin aikataulu
• Projektiraportti (ks. esim edistymisraportti ja loppuraportti)
• Vastuunjako
• Sidosryhmien analysointi
• Opitut kokemukset

Nämä dokumentit tallennetaan yleensä paikkaan, johon projektin sidosryhmillä on vapaa pääsy, esimerkiksi Intranetiin.

Projektinhallinnan suuntauksia

Projektinhallinnan suuntauksiin voidaan lukea erilaisia ketteriä, interaktiivisia, inkrementaalisia ja vaiheistettuja suuntauksia.

Perinteinen suuntaus

Perinteisesti projektihallinnassa on tiettyjä vaiheita, jotka tehdään yleensä samassa järjestyksessä:

• projektin asettaminen
• projektin suunnittelu
• projektin toteutus
• projektin seuranta
• projektin päättäminen

Erityisesti suunnittelu-, toteutus- ja seurantavaiheet saattavat toistua useamman kerran. Esimerkiksi seurantavaiheessa saattaa nousta esiin ongelmia, jotka vaativat korjausta ja joskus myös projektisuunnitelmaa täytyy muuttaa näiden ongelmien poistamiseksi. Näistä vaiheista on erilaisia muunnelmia eri teollisuuden aloilla. Ohjelmiston kehittämisessä monet organisaatiot noudattavat Rational Unified Process (RUP) tai tuotekehitykselle tyypillistä vaiheistettua (ks. Cooper: stage-gate model) mallia.

Päättämiseen kuuluu postmortem (myös nimellä retrospective), jossa arvioidaan miten projekti sujui. Tarkoitus on antaa ryhmälle tilaisuus arvioida, mikä sujui hyvin ja mitä voi parantaa seuraavalla kerralla. Post-mortem voidaan suorittaa koko projektin lopussa, mutta se voi olla hyödyllinen myös jokaisen vaiheen jälkeen monivaiheisessa projektissa.

RUP (Rational Unified Process)

Pääartikkeli: RUP

• Aloitus: Projektin sisältö määritetään, samoin mahdollinen järjestelmän arkkitehtuuri, ja haetaan projektille rahoitus ja sidosryhmien hyväksyntä.
• Kehitys: Järjestelmän arkkitehtuuri varmennetaan.
• Rakentaminen: Rakennetaan toimiva ohjelmisto säännöllisten pienten lisäysten avulla.
• Siirtyminen: Varmennetaan ja otetaan käyttöön järjestelmä sille suunnitellussa ympäristössä.

Kriittinen ketju

Katso myös: TOC

Kriittinen ketju (engl. Critical Chain) on kriittisen polun ja TOC-teorian pohjalle rakennettu projektinhallintamenetelmä.

Ketterät suuntaukset

Perinteiset projektinhallinnan menetelmät, joissa projektin sisältö pyritään suunnitteluvaiheessa lukitsemaan, soveltuvat parhaiten kertaluonteisille projekteille, joissa on vain pieni tai kohtalainen määrä etukäteen tuntemattomia muuttujia. Koska varsinkin nykyaikaiseen tuote- ja ohjelmistokehitykseen sisältyy usein enemmän etukäteen tuntemattomia kuin tunnettuja muuttujia, sekä peräkkäisiä tuotejulkaisuja, on kehitetty tällaisille projekteille paremmin soveltuvia malleja, kuten ketterä ohjelmistokehitys (engl. agile development methods), Extreme Programming ja Scrum. Ketterien mallien ajatellaan joskus soveltuvan vain pieniin projekteihin, mutta itse asiassa Apollo-avaruusohjelman menestys perustui osittain iteratiiviseen kehitysmalliin, jossa suunnitelmia, määrityksiä ja toteutusta tarkennettiin ajan myötä, kun toleranssit ja muut etukäteen tuntemattomat muuttujat opittiin tuntemaan paremmin.

Prosessipohjainen hallinta

Projektinhallintaan on liitetty usein prosessipohjainen asioiden hallinta, esimerkkinä tästä mainittakoon kypsyysmallit kuten CMMI (engl. Capability Maturity Model Integration) ja ISO/IEC 15504 (SPICE – engl. Software Process Improvement and Capability Determination).

Kirjallisuutta

• Risto Pelin: Projektihallinnan käsikirja, 5. uudistettu painos, Projektijohtaminen Oy Risto Pelin, Espoo 2008.
• Rainer Jansson, Peter Juselius: Projektiopas Ideasta liiketoimintaan, Tekes, Helsinki 2004.
• Paavo Viirkorpi: Onnistunut projekti - opas kunta-alan projektityöskentelyyn, Suomen Kuntaliitto, Helsinki, 2000.
• Jess Sutherland, Ken Schwaber, Lare Lekman: Suomenkielinen Scrum Guide, Agile Finland, 2011

Aiheesta muualla

• Projektinhallintaluentoja (IT projektit)
• Projektien hallinta ja ohjaus (TKK:n kurssin sivusto]